10 sätt att bli klar med aktiviteter

Här kommer den tionde och sista delen i serien med bloggar som omfamnar olika delar av IT-styrning och ITSM utifrån lite blandade perspektiv. Avsikten är att du som läsare ska bli inspirerad, få tips på vägen och framförallt vill jag bjuda på en bredd i reflektioner kring hur vi styr i olika IT- och digitaliseringsfrågor.

Tidigare har du bland annat kunnat ta del av min reflektion kring projektets tio första och sista dagar, tio misstag som är vanliga i IT-projekt, 10 framgångsfaktorer för att lyckas med sin systemförvaltning och förändringsledning. Den här gången är temat att göra klart. Det är en viktig förmåga att kunna behärska, inte minst inom IT-styrning och ITSM. God läsning!

Det är många som uttrycker att de tycker om att starta saker men färre som jag hör säga att de tycker om att slutföra det som påbörjats. Ett Intressant perspektiv med tanke på att det är när du slutför en aktivitet som du har möjlighet att se resultatet. Men resultatet kanske inte är det viktiga? Oavsett så kommer här mina 10 tips för att framgångsrikt bli klar med aktiviteter.

 

1. Dela upp aktiviteten i delar – Ibland kan en uppgift kännas och upplevas som så stor att man inte vet vart man ska börja. Den känns helt enkelt oöverstiglig och då blir ingenting gjort. Mitt tips är att dela upp aktiviteten i mindre delar, precis som ett projekt, så att du kan ta en del i taget. Då ser du framstegen, varje del blir lite lättare att ta tag i än alltihop på en gång. Och du kan bocka av varje del vilket gör att det blir synligt (på ”att göra-listan”) att du blir klar.

 

2. Tidsätt aktiviteten – Bestäm dig för hur lång tid en aktivitet får ta att genomföra. Då blir det lättare att ta tag i aktiviteten eftersom du vet att den inte kommer att ta mer tid än det du bestämt. Det blir en mer positiv känsla kring det som ska utföras. Risken är annars att aktiviteten känns stor och kommer att ta så mycket tid att du inte hinner genomföra den och därför inte ens påbörjar genomförandet.

 

3. Klocka dig själv – Ett annat sätt att få aktiviteter gjorda är att sätta en klocka på en viss tid som du vill koncentrera dig på aktiviteten. Det handlar om att avgränsa sig och fokusera på en aktivitet under en viss tid. Efter den utsatta tiden gör du något annat eller tar en paus. Den här punkten kan upplevas som samma som punkt två men skillnaden är att du här inte bestämmer hur lång tid aktiviteten får ta för att bli genomförd utan här bestämmer du hut lång tid du ska ägna åt aktiviteten för tillfället, oavsett hur långt du kommer med den under den bestämda tiden.

 

4. Utför aktiviteten tillsammans med någon annan – Vi människor är sociala varelser och ibland hjälper det att vi har sällskap med någon annan för att få en aktivitet gjord. Det kan handla om att du behöver en person som stödjer dig i arbetet eller som kan diskutera en viss lösning eller genomförande av aktiviteten. OBS! detta tips kan i vissa fall leda till det motsatta om du och ditt sällskap ägnar tid och kraft åt andra saker än avsett eftersom det är så himla trevligt med sällskap????.

 

5. Sätt upp en belöning när du är klar – Ibland fungerar vi människor lite som hundar. Vi genomför aktiviteter om vi blir belönade efter genomförandet. Ta fasta på det och sätt upp en belöning som passar just dig. Ibland kan det vara så enkelt att du bestämmer dig för att ta en god kopp kaffe när en viss aktivitet är utförd. I andra fall kan det handla om ekonomisk belöning, ett leende eller ett tack från någon som är extra glad över att du gjort något.

 

6. Blanda det tråkiga med roliga aktiviteter – men börja med det tråkiga – om du har en mängd aktiviteter som ska utföras är det bra att prioritera dem och också dela upp dem i olika delar. Jag har i punkterna ovan pratat om att dela in tiden och dela på större aktiviteter men det är också viktigt att komma ihåg att hjärnan vill ha roligt. Det kan vara en vits att notera vilka av aktiviteterna du ser fram emot och vilka du helt enkelt tycker är tråkiga. Det är ok att, åtminstone för sig själv, erkänna att man tycker att det är tråkigt med vissa delar i livet. När du sorterat aktiviteterna så börjar du med en tråkig för att snabbt bli klar med den så du kan gå på en rolig aktivitet. En sorts piska och morot eller modell för belöning om du så vill.

 

7. Delegera eller köp tjänsten – Du måste faktiskt inte utföra precis alla aktiviteter själv. Det finns kanske människor runt omkring dig som skulle bli glada över att få hjälpa dig med det du själv våndas mest över. Och andra tjänster kanske du till och med skulle kunna köpa för en billig penning så kan du själv lägga tiden på annat.

 

8. Tänk inte för mycket, bara gör! – Ibland ägnar vi människor mer tid och energi på att fundera över, planera och att sucka inför att en viss uppgift ska göras (det gäller både träning, arbetsuppgifter, svåra samtal, etc). Om vi hade lagt den tiden på att genomföra uppgiften hade vi sparat både tid och energi. Ta sats, ställ dig på trampolinen, känn in svikten och hoppa. Ta gärna hjälp av Nike´s slogan ”Just do it!”. Tänk inte för mycket!

 

9. Skapa en rutin – Det här tipset är bra att komma ihåg och använda sig av i kombination med tips nummer åtta. De två tillsammans skapar underverk för att få saker gjorda. Om du till exempel vet att du varje månad ska skriva en månadsrapport eller varje morgon ska köra ett visst träningspass. Skapa en rutin som passar dig och din vardag och ditt liv. Då behöver du inte tänka och fundera över hur och vad som ska göras. Tankeenergin kan läggas på annat och du gör det lätt för både kropp och knopp. Muskelminnet brukar funka bra när man gjort samma sak några gånger.

 

10. Beröm dig själv och var nöjd! – Och när du nu har åstadkommit verkstad och genomfört det du föresatt dig ska du passa på att vara nöjd en stund och klappa dig själv på axeln. Du vet att du kan! Nu är det bara att fortsätta med rutiner, inte tänka för mycket, börja med det tråkiga först, belöna dig och tidssätt aktiviteten! Bra jobbat!

 

Varmt lycka till med att bli klar med aktiviteter på ett framgångsrikt sätt!