100 tankar om ITSM – del 2 (av 10)
Här kan du följa itSMF Swedens ordförande Eleonore Hammares tankar om olika delar av IT-styrning. Serien består av 10 delar och behandlar olika perspektiv av ITSM, IT-styrning, förändringsledning, etc. som behövs i verktygslådan för att leda olika delar av IT- och digitaliseringsarbetet i organisationer. Del 1 kan du hitta här.
Projektets första 10 dagar
Starten av projekt brukar vara roliga, inspirerande och sprida mycket energi. Alla är förväntansfulla, ser fram emot att skapa nytt och göra förändring på riktigt. Det är vanligtvis lätt att starta upp och köra. Men hur gör man för att se till att den där starten blir grunden för ett lyckat projekt hela vägen och inte bara den första tiden. Alla vi som deltagit i projekt vet att utmaningarna kommer att komma på vägen och de kommer att behöva hanteras.
Här kommer tips från min erfarenhet som projektledare och styrgruppsmedlem om vad som är bra att tänka på de första tio dagarna i ett nytt projekt för att grundlägga framgång hela vägen fram.
Dag 1: Förankra vad som ska uppnås och när i tiden. Hur ser tid- och aktivitetsplanen ut? Är ni överens om den i alla led? Gå igenom tänkt plan med nyckelpersoner i styrgrupp och projektgrupp. Har ni samma bild? Bra, gå vidare! Har ni olika bild? Revidera och förankra igen!
Dag 2: Träffa dina projektgruppsmedlemmar. Lär känna varandra i projektgruppen, prata igenom spelregler, hur mycket tid ni ska lägga på projektet, vad målet är och hur ni tar er dit. Prata öppet om hur viktigt det är med olika kompetenser och olika profiler i teamet och att ni har olika roller i projektet där alla bidrar med sin del för helheten.
Dag 3: Träffa din sponsor. Ta initiativ och berätta för din sponsor om den förankring du gjort under de första dagarna och vilken återkoppling du fått från olika människor relaterade till projektet. Fråga om sponsorns bild av projektet och förväntningar på dig som projektledare och på leveranser.
Dag 4: Repetera för din projektgrupp vad som ska göras och när i tiden, samla in synpunkter. Återkoppla till din projektgrupp om vad du gjort de första dagarna, syftet med projektet och vad som är nästa steg. Fråga om det finns frågor eller synpunkter som kommit upp sedan ni sågs. Det här kan låta som en fånig del av relationsbyggandet men du kommer att få så mycket positiv återkoppling på att du hör av dig igen och visar att du är engagerad.
Dag 5: Reflektera över vad som ska genomföras. Fundera på mätpunkter på vägen, att processtegen framåt är beskrivna, att dokument är framarbetade eller när de ska tas fram, beskriva samarbetsformer, hur de ska etableras, etc.
Dag 6: Revidera och färdigställ färdplaner, skriv ett statusmail och skicka ut – berätta vart ni är nu och vart ni ska. Sätt rutinen för hur ni följer upp, genomför möten, kommunicerar, etc.
Dag 7: Planera in riskarbetet, styrgruppsmöten och beredningsmöten. Fortsätt sätt grunden för de olika delar som kommer att vara mycket viktiga för att du ska kunna styra projektet framåt. Tydliggör vad varje möte och forum och grupp har för syfte och roll i projektet.
Dag 8: Kartlägg vilka personer du behöver förankra med extra nog och vilka du har som ambassadörer – kontakta dem. Nu har vi kommit till det strategiska steget och politiken. Du behöver ha koll på din omgivning, hur företagskulturen fungerar och vilka du behöver liera dig med utanför projektet för att ni ska bli riktigt framgångsrika och för att undvika att någon lägger snubbeltråd framför dig utan att du förstår varför.
Dag 9: Administrera, anpassa dokument, se till att du har en lagringsyta, att metoden ni ska använda är förankrad och fungerar, att roller och bemanning finns. Denna typ av tydlighet och struktur underlättar administrationen och lagom mycket ordning och reda.
Dag 10: Fira och uppmärksamma det fina arbete som genomförts av alla inblandade personer dessa första dagar. Tänk på att bekräfta alla insatser, stora som små, det tar tid och kraft att förändra! Ta en kaffe eller te till eftermiddagsfikat och ge feedback!
Nu har du skapat en fin plattform för projektet. Glöm inte att en mycket stor del av framgången sitter i hur du lyckats hantera alla relationer i och runt om projektet. Om du/ni sedan har levererat det som du anser är rätt leverans avgör de människor som ska ta emot projektet, inte hur fina beskrivningar som fanns från start. Varmt lycka till!
