100 tankar om ITSM (del 3 av 10)

Projektets 10 misstag

Här kommer del tre i serien som omfamnar olika delar av IT-styrning och ITSM utifrån lite blandade perspektiv. Avsikten är att du som läsare ska bli inspirerad, få tips på vägen och framförallt vill jag bjuda på en bredd i reflektioner kring hur vi styr i olika IT- och digitaliseringsfrågor.

I förra avsnittet beskrev jag tio tips att tänka på under projektets första dagar. Den här gången tar jag fasta på de 10 misstag som jag själv sett under årens lopp i IT-branschen och som är vanligt förekommande i projekt. OBS! texten är skriven med viss ironi och jag rekommenderar att du inte gör dessa misstag i dina projekt.

Hoppa över testerna – om du vill misslyckas med projektet så hoppa konsekvent över alla former av tester. Då vet du med stor säkerhet att du inte vet hur slutprodukten kommer att se ut och fungera (eller inte fungera).
Orealistiska förväntningar – om förväntningarna på projektet är oklara och otydliga så är det med stor sannolikhet också orealistiska. Det är vanligt förekommande att beställaren, sponsorn och projektet inte har stämt av målbilden för projektet och därmed har olika förväntningar. Det är också vanligt att beställaren har en bild av att ett nytt IT-system eller en ny funktionalitet ska lösa dåligt fungerande eller obefintliga arbetsprocesser. Det är också orealistiska förväntningar. Väl fungerande arbetssätt är grunden, dessa ska sedan stödjas av rätt IT-system.
Strunta i kraven – oavsett om du arbetar i ett agilt projekt eller ett mer vattenfallslikt så behöver der finnas en tydlighet i kravställningen. Det hänger tätt ihop med punkten ovan (förväntningar). Att krav förändras över tid en naturlig del i ändringshanteringen men finns det inga krav att utgå från är det svårt att veta vart projektet ska styra och om projektet kommer att uppnå målet.
Ta in för många resurser – bemanningsfrågor är alltid en utmaning. Det gäller att ha rätt kompetens i rätt mängd vid rätt tillfälle i projektet. Att ha för många resurser är ett misstag då det leder till höga kostnader, improduktiva resurser, tid läggs på fel saker.
Ta in för få resurser – att ha för få resurser är ett misstag åt andra hållet. Det är lätt att komma efter med aktiviteterna och tidplanen om det inte finns tillräckligt med resurser, att de som finns i projektet blir överbelastade och att det skapar en hög sårbarhet med kunskap hos ett fåtal personer.
Håll stenhårt fast vid första planeringen – ett misstag är att inte uppdatera planeringen löpande. Det behöver inte betyda att försena projektet men det handlar om att parera händelser som sker under projektets gång, att prioritera och att styra om vid behov.
Se till så att alla överenskommelser är muntliga – ingen kommer ihåg vad som sagts, det finns olika bilder av vad som överenskommits och det är som upplagt för konflikter med olika bilder av vad projektet ska uppnå, vad status är och vad som gäller. För att minska denna risk, se till att ha en dokumentation som beskriver projektets mål, vilka krav som ligger till grund för projektet och skriv alltid noteringar från projektgruppsmöten och styrgruppsmöten.
Ha inga projektmöten och strunta i uppföljningen – att inte samla projektgruppen regelbundet och strukturerat och att följa upp pågående arbete är ett stort misstag om du vill lyckas med projektet. Genom att samla projektet och följa upp det skapar du en delaktighet, kunskapsöverföring, möjlighet att justera vid avvikelser, du får ihop gruppen och ni blir en framgångsfaktor för projektet.
Utse alltid syndabockar – det leder till en rädd och handlingsförlamad projektgrupp. Skapa istället en öppen och tillåtande miljö som bejakar problemlösning och att vara självgående. Det kommer att begås fel, det gör det alltid, och se till att ni lär er av misstagen så att de inte upprepas men hoppa över syndabocksnomineringarna.
Avsluta inte projektet – låt det självdö – vill du att det ska vara otydligt med kostnader, om projektet produktionsatts eller inte och om det är överlämnat till förvaltning eller inte då ska du se till att projektet inte avslutas utan hänger i luften och ingen vet vad som egentligen gäller. Det är som gjort att skapa ett dåligt rykte kring projektet. Med andra ord gör ett bra avslut och överlämning till de som ska ta emot och förvalta resultatet av projektet.

Ett bonusmisstag som jag vill dela med mig av här på slutet är att överraska sponsorn eller beställaren – gärna med dåliga nyheter. Det är ett stort misstag att inte hålla sin beställare och sponsor informerad om framdriften i projektet. Berätta kontinuerligt hur det går, framgångar och bakslag, det skapar trovärdighet. Och glöm för all del inte att alltid ha med förslag på hur olika problem och utmaningar kan lösas. Beslutsfattare vet att det uppstår problem och de vill se handlingskraftiga projektledare som kan se olika möjligheter att lösa problemen. Varmt lycka till med projekten framöver!