Systemförvaltningens 10 framgångsfaktorer

Här kommer del fyra i serien som omfamnar olika delar av IT-styrning och ITSM utifrån lite blandade perspektiv. Avsikten är att du som läsare ska bli inspirerad, få tips på vägen och framförallt vill jag bjuda på en bredd i reflektioner kring hur vi styr i olika IT- och digitaliseringsfrågor.

I förra avsnittet beskrev jag tio misstag som är vanliga i IT-projekt. Den här gången tar jag fasta på 10 framgångsfaktorer för att lyckas med sin systemförvaltning.

1. Ha kunskap om vilka system och applikationer som omfattas av din systemförvaltning. Vad finns i skafferiet? Hur ser det ut med integrationer, system, applikationer och plattformar? Ha kartbilden klar för dig så att du vet vad ditt ansvar omfattar.
2. Skilj på systemförvaltning och utveckling. Om ni har en metod där det är viktigt att skilja på vad som ingår i systemförvaltningen och i vad som är utveckling, se då till att ha definierat vad som är vad, hur det budgeteras och hur prioriteringen mellan de två områdena ska ske. Vanligtvis arbetar samma personer med både förvaltning och utveckling och då gäller det att kunna prioritera tiden.
3. Avveckla ordet systemförvaltning – prata kontinuerlig förbättring. Börja arbeta mer modernt och säkerställ kontinuerlig förbättring av systemstöden. Det är ointressant för användaren om det är systemförvaltning eller utveckling. Börja förflytta din systemförvaltning mot ett förnyat synsätt på området.
4. Acceptera att prioritering handlar om att säga nej. Det är så lätt att säga ja till allt men ska det bli kvalitet i leveranserna, de ändliga resurserna användas rätt och användarna bli nöjda så gäller det att veta vad du säger ja respektive nej till. Prioritera genom att våga säga nej (och förklara varför).
5. Om du är förvaltningsledare – lär dig att prata med beslutsfattare, var pedagogisk och se till att leverera det du säger att du ska leverera. Tänk på att retorik är viktigt att kunna i alla roller, särskilt inom förvaltningsstyrning där du ska kunna prata med beslutsfattare, tekniker, jurister, leverantörer och så vidare.
6. Försök inte göra alla nöjda – säkerställ vad som är viktigast för verksamheten. Se till att hålla dina kravställare och användare nöjda.
7. Ha accepterade, förankrade och överenskomna arbetssätt, oavsett modell och metod som används. Det går mode i modeller och metoder. Det viktiga är att ha de arbetssätt som fungerar för er i din organisation. Blanda mellan metoder om det behövs, använd en eller fler metoder och modeller i kombination eller använd en egenutvecklad. Det viktiga är att metoden fungerar och följs.
8. Ha koll på finanserna – säkerställ en budget som håller hela året och ha kunskap om budgetprocessen. Mycket viktig framgångsfaktor för att lyckas med systemförvaltningen. Systemförvaltning kostar vanligtvis mycket pengar, se till att ha koll på området och jobba aktivt med kostnadseffektivisering.
9. Leverantörsstyrning – följ upp och åtgärda, planera och följ upp. Ha goda relationer men agera professionellt och följ upp det ni avtalat om. Fungerar det inte, arbeta aktivt med att rätta till på bägge sidor.
10. Avveckling – missa inte avvecklingsplanerna. Vill du bli kungen av systemförvaltning, se till att system också avvecklas.

Varmt lycka till med systemförvaltningen framöver!