Projektets 10 sista dagar

Här kommer del fem i serien med bloggar som omfamnar olika delar av IT-styrning och ITSM utifrån lite blandade perspektiv. Avsikten är att du som läsare ska bli inspirerad, få tips på vägen och framförallt vill jag bjuda på en bredd i reflektioner kring hur vi styr i olika IT- och digitaliseringsfrågor.

Tidigare har du kunnat ta del av min reflektion kring tio misstag som är vanliga i IT-projekt. Förra bloggen handlade om 10 framgångsfaktorer för att lyckas med sin systemförvaltning och den här gången blir det fokus på vad man ska tänka på i samband med att avsluta projekt. God läsning!

Det är ofta lättare och roligare att starta nya projekt och påbörja aktiviteter än att avsluta och göra klart. Här kommer 10 tips för att framgångsrikt avsluta ett projekt.

1. Överlämning till förvaltning – ett område som ofta prioriteras ned och skjuts fram i projekt är att säkerställa att det finns en mottagande organisation av resultatet från projektet. Har du ordnat med en mottagande förvaltningsorganisation och finansiering av densamma? Grattis, då har du nått en milstolpe i avslutandet av projektet! Om inte, sätt fart med att planera in överlämningen. Risken är annars att projektet blir hängande i ovisshetens land och ingen vill ta emot det färdiga resultatet.
2. Slutrapport skriven – att skriva en slutrapport kan kännas jobbigt och övermäktigt när du är så nära slutet och bara vill vara klar med projektet och gå vidare till nya saker. Men se det som en fantastisk möjlighet att reflektera över projektets genomförande, från start till mål, alla framgångar som du och projektgruppen har åstadkommit, de utmaningar ni haft och som ni lyckats lösa.
3. Utvärdering av projektet – de sista dagarna av projektet bör innehålla någon typ av utvärdering. Det behöver inte vara krångligt eller ta lång tid. Samla ihop nyckelpersonerna och gå igenom vad som fungerat bra, vilka delar som kunde hanterats bättre och vilka lärdomar ni tar med er inför nästa projekt. Denna typ av utvärdering ger tid för reflektion och eftertanke och svetsar samman gruppen genom att dela erfarenheter med varandra.
4. Säkerställ vem/vilken funktion som mäter effekthemtagning – en viktig del i att veta om projektets resultat bidragit till det som avsetts är att mäta effekthemtagningen och avgöra om effektmålen har uppnåtts. Detta görs vanligtvis en tid efter att projektet har avslutats. Ägna en viss del av dina sista dagar i projektet med att säkerställa vem och ungefär när effekthemtagningen ska mätas. Dokumentera i slutrapporten.
5. Fira framgången – samla ihop inblandade personer och fira ert framgångsrika projekt. Det kan vara genom att fika tillsammans, äta gemensam lunch, uppmärksamma vid en större sammankomst eller en mer formell avslutning av projektet. Det viktiga är att ta med detta som en del av en avslutsceremoni, alla mår bra av att få fira framgångar!
6. Ett sista möte med styrgruppen – i stället för att projektet rinner ut i sanden och grupper upphör, se till att ha ett formellt avslutande möte med styrgruppen där slutrapport och annat godkänns och lämnas över till mottagande organisation.
7. Säkerställ utbildning och implementation – det här är ett område som ska vara omhändertaget tidigare i projektet men det är inte helt ovanligt att det glöms bort och helt plötsligt får användarna en ny systemlösning som de inte vet hur det fungerar eller vad det ska användas till. Utbildning, förankring och ordentlig implementation är framgångsfaktorer för att få ett uppskattat system på plats.
8. Informera om att projektet avslutas – den här punkten kan låta lite konstig men det händer ofta att projekt avslutas och ingen vet om att det avslutats. Berätta, informera, kommunicera i olika forum och kanaler om att projektet nu avslutas och berätta om vem som är mottagare av projektet i samband med avslutet.
9. Dokumentation och arbetsprocesser finns på plats – allt från systemdokumentation till användarinstruktioner och tillhörande arbetsprocessbeskrivningar ska finnas klara och lagrade på beslutade (och kommunicerade) lagringsytor. Allt för att säkerställa hög kvalitet i leveransen av projektet.
10. Lyft fram goda exempel – sist men inte minst, visa upp goda exempel från projektet. Lyft fram och berätta om personer som gjort något extra eller en utmaning som ni löste på ett nytt sätt eller den problemlösning som behövts för att lyckas. Det handlar både om att dra lärdomar av projektet och att lyfta fram duktiga kompetenser och kunskap.

Varmt lycka till med att avsluta projekt på ett framgångsrikt sätt!

Eleonore Hammare, ordförande itSMF Sweden