10 tips för en lyckad upphandling

Här kommer den sjätte delen i serien med bloggar som omfamnar olika delar av IT-styrning och ITSM utifrån lite blandade perspektiv. Avsikten är att du som läsare ska bli inspirerad, få tips på vägen och framförallt vill jag bjuda på en bredd i reflektioner kring hur vi styr i olika IT- och digitaliseringsfrågor.

Tidigare har du kunnat ta del av min reflektion kring projektets tio första och sista dagar, tio misstag som är vanliga i IT-projekt, 10 framgångsfaktorer för att lyckas med sin systemförvaltning och 10 tips om förändringsledning. Den här gången är temat upphandling. God läsning!

1. Följ reglerna men välj vilka som är viktigast – Att genomföra en upphandling omfattar en mängd regler att förhålla sig till, inte minst om upphandlingen omfattas av LOU (Lagen om offentlig upphandling). Det är lätt att drunkna i formalia och att låta formaliteterna ta så stort utrymme att andra viktiga områden kommer på undantag. Tänk på att balansera de formella kraven och se över vilka delar som är viktiga och obligatoriska och vilka delar som du kan ta lite lättare på i samband med en upphandling. Läs på själv så att du kan föra ett resonemang med den jurist eller upphandlingshjälp du har så att ni tillsammans kan hitta en lagom nivå på formalia.
2. Relationer är viktigare än formalia – I det långa loppet är relationen viktigare än det formella. Jag menar inte att du ska hoppa över det formella och skippa obligatoriska dokument eller underlag. Min poäng här är att betona att hur fina avtal och överenskommelser du än har på pappret så spelar de ingen som helst roll om du har en dålig relation med den leverantör du sedan väljer. Fokusera på att hitta varandra i samspelet och ha en ömsesidig respekt i den relation ni nu bygger upp och som ska vara över en tid framöver.
3. Alla ska vara vinnare – Det är vanligt att gå in i upphandlingar och tänka att det är en tävling och att någon ska vinna och någon ska förlora. Om upphandlingen blir en tävling så kan starten på relationen tuff. Risken är att ni börjar relationen med en vinnare och en förlorare och vem vill börja en relation med att vara utsedd till förlorare? För att lyckas med en upphandling behöver spelreglerna vara tydliga och det behöver finnas en gemensam grund och samsyn kring målet att uppnå en gemensam vinst av att samarbeta. Det här är inte lätt alla gånger med tanke på prisförhandlingar och krav men ett sätt att hantera det är att prata igenom just spelregler och vilka mål ni som parter har med upphandlingen.
4. Ärlighet varar längst – Sitt inte och håll på information som kan vara värdefull för din upphandlingspart att känna till. Tänk på att ni ska arbeta ihop över tid och risken är att den du upphandlar med känner sig sviken och tappar förtroendet om du undanhåller relevant information som senare kommer fram och som har avgörande betydelse för er gemensamma framgång.
5. Vikten av integritet – Att stå på sig, veta sitt värde, vara stolt över sin verksamhet och ha intresse i att kunna leverera till den part som du upphandlar med är mycket värdefullt och en stor del av en väl grundad integritet. Att värna sin integritet är ett tecken på en sund organisation med ett genuint intresse att utvecklas framåt.
6. Kulturspaning/synkning – När du gör en upphandling, glöm inte att undersöka hur organisationskulturen fungerar hos den part du upphandlar med. Det är inte helt ovanligt att två parter inte fungerar tillsammans för att det har helt olika organisationskulturer, värderingar eller storlek på organisationerna. Se till att få träffa fler delar av verksamheten du senare ska samarbeta med, fråga om deras värderingar, berätta om era värderingar, öppna upp med hur ni har det inom respektive organisation, både avseende styrkor och utvecklingsområden.
7. Upphandling när allt fungerar som det ska – Det är lätt att arbeta med en upphandling när du har allt stöd du behöver, kraven är klara och tydliga, helt rätt parter har lämnat in anbud, etc. Tänk då extra mycket på att ta reda på spelregler, styrkor och svagheter, skriva ned överenskommelser i dokument, etc. Det är betydligt lättare att göra det när allt fungerar bra än när det inte gör det.
8. Upphandling när ingenting fungerar som det ska – Det är tufft när upphandlingen inte rullar på som den ska. Det kan handla om att parterna är oense om priser, kravbild, personkemi som inte stämmer, något ha gått snett från start, etc. När det knakar i upphandlingsrelationen är det viktigt att höja blicken, komma ihåg varför upphandlingen ska göras, gå in i de formella ansvaren och utgå från vars och ens olika roller i arbetet, våga utvärdera vad som gått snett, hur det bör rättas till och vidta åtgärder. Det blir inte bättre av att vänta eller sopa under mattan och låtsas som att problemen inte finns.
9. Kroka arm – Du behöver lierade runt omkring dig i en upphandling. Du behöver ha proffs inom olika delar och du behöver samtalspartner för att stämma av olika delar. Säkerställ att du inte är ensam i en upphandling. Kroka arm internt med de du behöver ha runt omkring dig, de du behöver förankra med och de som är dina uppdragsgivare. Kroka också arm med din upphandlingshjälp och med den eller de som lämnar in anbud. Förhoppningsvis ska du ha en kund/leverantörsroll med någon av dem under en längre tid.
10. Lyft varandra – Sist men inte minst, tänk på att du och ni som ingår i en upphandling kan lyfta varandra genom att ha en väl fungerande struktur för upphandlingen. Goda relationer och en ömsesidig respekt för varandras kompetens skapar välvilja och tillväxt. Att arbeta med professionella människor är riktigt roligt och alla växer i den typen av miljö och goda samspel.

 

Varmt lycka till med din upphandling!

Eleonore Hammare, ordförande itSMF Sweden