10 vanliga fällor för systemförvaltning

Här kommer den sjunde delen i serien med bloggar som omfamnar olika delar av IT-styrning och ITSM utifrån lite blandade perspektiv. Avsikten är att du som läsare ska bli inspirerad, få tips på vägen och framförallt vill jag bjuda på en bredd i reflektioner kring hur vi styr i olika IT- och digitaliseringsfrågor.

Tidigare har du kunnat ta del av mina reflektioner kring projektets tio första och sista dagar, tio misstag som är vanliga i IT-projekt, 10 framgångsfaktorer för att lyckas med sin systemförvaltning och några ord om förändringsledning.

Den här gången plockar jag fram några av de fällor jag genom åren sett är vanligt förekommande i systemförvaltningsarbetet. God läsning!

1. Att vara för långsam – världen förändras men systemförvaltningen består. Det är lätt att hamna i slentrian och att göra som vi alltid gjort inom systemförvaltningen. Risken är att vi inte är följsamma och agila och hänger med i utveckling. Det kan leda till avveckling. Hur kan man vara mer snabbfotad i en annars statisk arbetsmiljö? Min erfarenhet är att om man börjar i det lilla, vardagliga och se över aktiviteter, krav och annat och kanske börja med en visuell uppföljning kring helheten för att på så ätt få fart på prioriteringsfrågor och annat som eventuellt fastnat som kan ge fart till ett mer snabbrörligt synsätt.
2. Att glömma användarna – en fälla som är lätt att hamna i. Systemförvaltningen fokuserar på teknik, kostnader, säkerhet, etc. men missar lätt användaren. Användaren avgör om systemet är funktionellt eller inte och det är de som är budbärarna av hur väl systemförvaltningen lyckas med sitt uppdrag.
3. Att glömma teknikerna – att missa teknikerna i systemförvaltningsarbetet är en lika lätt fälla att trampa i som att glömma användarna. Ta med teknikerna redan i kravarbetet så går det snabbare med förankring, utveckling och lösningsförslag.
4. Att ha en övertro på modeller och metoder – systemförvaltningsområdet är överöst med olika metoder och modeller, både för själva systemförvaltningen och omkringliggande arbeten som påverkar systemförvaltningen, t.ex. projektstyrning, ekonomiflöden, IT-styrningsprinciper och IT-strategier. Tänk på att alla modeller och metoder är skapade för att bidra till ett bättre och mer effektivt arbetssätt men det betyder inte att alla modeller och metoder fungerar i alla verksamheter. En vanlig fälla är att tro att en modell eller metod kan bidra till att lösa en organisations alla utmaningar. Det stämmer ytterst sällan (typ aldrig) och man behöver göra en pragmatisk bedömning av vilka delar av metoder och modeller som fungerar för en enskild organisation. Våga blanda mellan olika arbetssätt för att hitta just det som passar hos er.
5. Att inte ta systemförvaltningen på allvar – det finns en risk att gå i fällan att tycka att systemförvaltningen rullar på av sig själv och inte behöver tas om hand, utvecklas, utvärderas och mäta effekter regelbundet. Det är av största vikt att uppmärksamma systemförvaltningens viktiga arbete och också mäta effekterna av arbetet som sker.
6. Att missa att säkerställa finansiering – en vanlig fälla i samband med att projekt avslutas är att missa finansiering av systemförvaltningen som sedan ska ta emot det avslutade projektet. Risken med att gå i den fällan är att det blir en diskussion om finansiering och ingen går in och tar ansvar för resultatet från projektet och arbetet stannar upp.
7. Att jobba utan modell/metod/struktur – lika olyckligt som att gå i fällan med övertro på modeller och metoder är det att gå i fällan om att inte ha några modeller, metoder eller strukturer över huvud taget. Risken är att ingen vet vad som görs, prioriteringar sker godtyckligt och kostnadskontrollen uteblir.
8. Att missa att liera sig med säkerhetsavdelningen – säkerheten är riktigt viktig och blir viktigare och viktigare. Gå inte i fällan att hoppa över säkerhetsarbetet eller riktlinjerna kring säkerhet.
9. Att lita på att leverantören testat igenom releasen – en vanlig fälla som många går i hela tiden, att låta leverantören testa och sedan inte testa själv innan lösningen produktionssätts. Kvalitetssäkringen ska göras av verksamheten som ska ta emot lösningen, allt annat är en fälla, du godkänner en lösning som du inte vet fungerar om du (mottagande verksamhet) inte genomfört acceptanstester och kvitterat att systemet fungerar så som ni kravställt.
10. Kundunika anpassningar i standardsystem – en fälla som är vanligt förekommande är att köpa ett standardsystem för att spara pengar, kunna arbeta strömlinjeformat och dra nytta av gemensam utveckling. Men så anser den upphandlande organisationen att just vi är så speciella i vår verksamhet så vi måste ha särskilda anpassningar för just oss. Detta leder till extra kostnader på kort och lång sikt och en dyrare förvaltning som blir kundunik och du/ni missar möjligheten att dra nytta av gemensamma utvecklingsinitiativ.

Jag är övertygad om att du har koll på flera av punkterna ovan så se de som inspiration och kanske förstärkning av det du redan tycker eller tänker. Lycka till med din systemförvaltning och hör gärna av dig om du vill diskutera ämnet vidare!

Eleonore Hammare, ordförande itSMF Sverige