Processmognad – utvecklade arbetssätt som säkrar leveransen

Inom itSMF har vi ett gediget nätverk av erfarna och kunniga människor. Den 15 juni 2023 bjöd vi in till en nätverksträff på temat procesmognad med syfte att diskutera ämnet och utbyta erfarenhet. Det var ett givande och välbesökt möte med en hel del kunskapsdelande.

Att arbeta effektivt och strukturerat är något som många företag och organisationer strävar efter och att som nästa steg hela tiden optimera sina arbetssätt är ytterligare en dimension på att ha etablerade och väl fungerande arbetsmetoder.

Inom ITSM-området pratar vi ofta om ramverk, förhållningssätt och vikten av struktur för att lyckas. Vid webbmötet den 15 juni började vi med att titta på vad ett processorienterat arbetssätt kan bidra till. Det handlar både om att göra det tydligt för alla inblandade hur arbetet ska utföras, hur prioriteringar ska ske mellan olika arbetsuppgifter och att säkerställa leveranser. En utmaning som är vanlig i organisationer är att processer utvecklas teoretiskt och i för stor omfattning och att de sedan inte fungerar i vardagen och därmed inte används.

Här kommer 10 goda råd på vägen som kan vara bra att tänka på om du står inför att utveckla och införa processer och i förlängningen också kunna bedöma processmognaden?

1. Fastställ nuläget för vart du/ni som organisation befinner er avseende processer och arbetssätt.
2. Kartlägg vilken del av er verksamhet som ni vill förbättra och hur.
3. Hur ser arbetssättet ut idag och var skaver det? Var i ert nuvarande arbetssätt gör det som mest ont? När du vet det så finns det en medvetenhet och grund för var förbättringen kan och att den kan ske (förändringsviljan blir högre ju mer det skaver).
4. Fastställ en färdplan framåt och ta den i små steg, utvärdera löpande, visa på framstegen så att ni hela tiden ser att det går framåt och att det nya faktiskt leder till något som är bättre än det gamla arbetssättet.
5. Bedöm om du ska införa processer för en stor organisation som helhet eller välja en avgränsad del med ett fåtal processer. Erfarenheter finns från bägge varianter. Det viktiga att komma ihåg är att avgränsa, implementera i mindre delar och skala upp i en jämn takt för att säkerställa att resultaten uppnås som önskat.
6. Förankring, delaktighet och kommunikation är grundbultar för att lyckas med förändringen.
7. Glöm inte bort att uthållighet krävs för att lyckas med en processimplementation som verkligen fungerar. Inkludera utbildning och kontinuerlig kommunikation.
8. En framgångsfaktor är att ha en tydlighet i roller, mandat och befogenheter. Extra viktigt när processarbetet sker i en matrisorganisation. Strukturen behöver finnas på plats bakom för att man ska lyckas med processer.
9. När du har processer på plats kan du börja mäta processmognaden genom att till exempel bedöma om processen är känd i organisationen, om den är repeterbar, utvecklad, mäts med mätvärden och om den är optimerad och möter kraven från olika intressenter.
10. Kom ihåg att det blir mer komplext, ju fler metoder du har på en arbetsplats och blandar olika arbetssätt. Till exempel pm3, ITIL, Safe, Cobit, Scrum.

Att vara medlem i itSMF ger dig en professionell plattform med en mängd fördelar som du kan ha nytta av i utvecklingen av dig själv och din yrkesroll. Vid webbmötet den 15 juni pratade vi om vilka fler ämnen som skulle kunna vara aktuella för nya nätverksträffar och önskemål kom upp om webbseminarier inom områdena it-styrning, kommunikation, förankring, förändringsledning, arbetssätt. Hör gärna av dig om du vill ge förslag på ämnen eller att du själv har någon erfarenhet eller kunskap du vill dela med dig av till andra medlemmar.

Styrelsen

itSMF