Kunskapshantering och datamängder

Lagring av data är för många organisationer ett kritiskt område, både lagringskostnader och ur ett säkerhetsperspektiv. Data används också på olika sätt för att få tillgång till information och kunskap.

I dagens digitala tidsålder lagras data och information på digitala plattformar som till exempel molntjänster och intranät. Varje dag genererar företag stora mängder data, inklusive kundinteraktioner och internt genererade data som rapporter och dokument. Hur kan vi hantera all data så att den är lättillgänglig för den som behöver tillgång till kunskap regelbundet?

Vi börjar med processen för kunskapshantering som består av stegen samla in, skapa, använda, dela med sig av till anställda och organisera en organisations data. Med hjälp av verktyg för kunskapshantering kan du organisera all data och information och undvika föråldrad information eller dataförorening. Organiserad och lättillgängliga information skapar förutsättningar för dina medarbetare att snabbt hitta den information de söker och slutföra sina uppgifter utan att tappa fokus. Kunskapshanteringsprocessen syftar till att på ett metodiskt sätt hantera, organisera, producera, dela och använda företagets data och information.

Skapande av kunskap handlar om att skapa de data och den information som krävs för nästa steg. Denna kunskap kan komma från många olika källor, till exempel dokument, PDF-filer, e-postmeddelanden, rapporter, chattar med kundtjänst osv.

Kunskap som samlas in från olika källor bör organiseras efter företagets behov, ämnen, avdelningar och datum. När medarbetarna vill komma åt information kan de hitta den snabbare än i en kategoriserad lista. Verktyg för kunskapshantering erbjuder avancerad säkerhet tack vare både kunskapsorganisationer och hantering av behörigheter för dataåtkomst.

Med system för kunskapshantering kan du dela med dig av data och information som du samlar in och organiserar till dina medarbetare för olika ändamål och effektivisera deras arbetsflöde. Tack vare AI-drivna verktyg för kunskapshantering kan du dessutom bearbeta dina befintliga data och generera ny kunskap.

Ökad produktivitet
Enligt olika källor kan företag öka sina anställdas produktivitet med 20-25% genom att använda verktyg för kunskapshantering. Det handlar om att sluta slösa tid på distraktioner. De flesta av dessa distraktioner orsakas av att en kollega ställer frågor om data eller av att medarbetaren själv försöker hitta den data som han eller hon söker. Med andra ord kan system för kunskapshantering ge avgörande fördelar för både anställda och företag. Några av fördelarna med kunskapshantering är bland annat snabbare beslutsfattande, enklare tillgång till data och information, ökat samarbete, förbättrad kommunikation, förbättrad kvalitet på data och mer fokuserat arbete.

Hur kan man då göra?
Du kan till exempel använda en AI-assistent som erbjuder en mängd olika funktioner som bidrar med att generera kod/text/bildinnehåll, få tillgång till mallar, uppleva konversations-AI med webbsökning och effektivisera din arbetsbelastning.

Att organisera kunskapen innebär att beskriva, klassificera, kategorisera och indexera information så att den lätt kan hämtas, navigeras, återanvändas och delas mellan anställda, team och andra viktiga användare. Det rätta systemet för kunskapshantering kan hjälpa dig att sortera och segmentera kunskap så att informationen är lättillgänglig för de som behöver den mest.

Bedömning är en viktig del i kunskapshanteringen och för att kunskap ska kunna driva fördelaktiga affärsbeslut, skapa samarbete och innovation, och förbättra interna och externa processer, måste du se till att kunskapen är verifierad och validerad. Det innebär att integrera processer som säkerställer att information som din organisation avser att tillämpa är korrekt, komplett, konsekvent och uppdaterad. Automatiska valideringsfunktioner i ditt system för kunskapshantering, liksom regelbundna granskningar av dina interna experter, är avgörande.

‍Kunskapsåteranvändning eller tillämpning är när en individ eller ett team kan ta samlad kunskap och information och tillämpa den för att öka effektiviteten, förbättra affärsverksamheten, slutföra en strategisk uppgift, kommunicera mer effektivt med kollegor eller kunder osv. En dokumenterad lärdom från en anställds komplexa kundinteraktion kan exempelvis förenkla processen för en kollega i en liknande situation.

Sist men inte minst vill jag lyfta upp förmågan att skapa kunskap tillsammans och dela den. ‍Kunskapskapande är när individer eller team inom din organisation lägger till vad de har lärt sig genom praktik, processnavigation, interna och externa interaktioner, oberoende forskning och andra erfarenheter som bidrar till organisationens kollektiva kunskap. Den individuella kunskapen kan då delas, återanvändas och tillämpas, samt utvidgas av framtida kunskapssökare.