Digitalisering på riktigt börjar med att det fungerar

Per Defalva har lång erfarenhet som projektledare, managementkonsult och CIO – både inom privat näringsliv och offentlig sektor. De senaste fem åren driver han det egna bolaget Digital Engine, där han hjälper organisationer att digitalisera och automatisera på riktigt. I oktober är han en av huvudtalarna på itSMF Swedens konferens Expo’25 – och vi passade på att ställa några frågor inför hans medverkan.

”Många säger att de vill bli effektivare – men vågar inte ändra något”

Per möter många organisationer som efterfrågar förbättrade arbetssätt – men utan att vilja släppa sina gamla vanor.

– Det är vanligt att man beklagar sig över bristande effektivitet, men ändå inte är beredd att förändra ens en liten del av sina rutiner. Ofta skulle det räcka att justera ett policydokument eller en rutin för att komma i gång. Men många vågar inte ta det steget, säger han.

Han ser samtidigt en förändring i attityder kring innovation.

– Under lång tid har vi pratat om innovation, men utan att förverkliga särskilt mycket. Många är trötta på flosklerna. I stället vill man nu förenkla det vardagliga, hitta det som faktiskt fungerar. Det är där transformationen börjar – i vardagen.

”Processförbättringar fastnar ofta på vägen upp”

Per betonar att verkliga förbättringar ofta kommer från de som jobbar närmast verksamheten – men att det organisatoriska mellanlagret ibland står i vägen.

– Det finns ett tydligt mönster: förbättringsförslag från medarbetare fastnar ofta i chefsleden, på grund av osäkerhet, brist på mandat eller rädsla för förändring. Om vi vill komma framåt måste vi skapa bättre förutsättningar – både i struktur och i kultur.

ITIL som grund för digitalisering

På frågan hur ITIL kan möjliggöra digitalisering, är Per tydlig:

– Du kommer inte långt med digitalisering om den inte fungerar i praktiken. Jag minns ett tillfälle som CIO, när jag pratade med en divisionschef om att införa en självbetjäningstjänst. Hennes svar blev: ”Kan ni inte börja med att se till att våra nyanställda får sina laptops i tid?” Det säger allt. Tillit till digitalisering börjar med att de grundläggande processerna fungerar.

ITIL, menar Per, ger just det – struktur och stabilitet som möjliggör nästa steg.

Tydliga processer gör digitaliseringen möjlig

Många företag vill digitalisera – men har för otydliga processer för att lyckas.

– Om det inte finns en tydlig struktur för hur arbetet ska göras, går det inte att automatisera. Det blir för spretigt, säger Per.

Med hjälp av ITIL kan man kartlägga vad som görs manuellt idag och hitta rätt delar att automatisera.

– Det kan vara integrationer via Zapier, AI för dataanalys, chatbotar, RPA eller smarta lösningar i ServiceNow. Det viktiga är att börja där det faktiskt förenklar vardagen.

IT-avdelningen måste vara med – på riktigt

IT är inte ensamma om digitaliseringen – men de måste bidra aktivt.

– För att IT ska vara en trovärdig partner till verksamheten behöver man visa vad man gjort själv. Har man automatiserat sina egna processer? Lärt sig något på vägen?

Per lyfter konkreta exempel: en chattbott som hanterar ärenden, AI som hittar återkommande problem, Robotic Process Automation (RPA) för beställningar, automatiserade tester och releaseflöden…

– Det finns massor av möjligheter. Men allt bygger på att arbetssätten är tydliga från början.

Träffa Per på Expo’25 – och prata digitalisering som fungerar

Under Expo’25 den 7–8 oktober får du chansen att lyssna till Per Defalva och fördjupa dig i hur digitalisering, automation och förändringsledning hänger ihop i praktiken. Ta del av konkreta exempel, inspirerande insikter och praktiska lösningar.

Välkommen till Expo’25 – digitalisering på riktigt!